Privacybeleid

Privacy- en cookiebeleid

Laatste wijzigingsdatum: 22 januari 2021

Stichting Adapt, herbestemming Alkmaars erfgoed (Kamer van Koophandel: 55413552), hierna te noemen Adapt, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid en cookiebeleid.

De zittende voorzitter is de contactpersoon inzake privacybeleid bij Adapt. Deze is voor algemene informatie te bereiken via voorzitter@adaptalkmaar.nl.

1. Hoofdlijnen van ons privacybeleid
De hoofdlijnen van ons privacybeleid staan in onze privacyverklaring. In aanvulling daarop wordt ons privacybeleid in de volgende paragrafen uitvoerig toegelicht.

2. Gebruik van onze diensten
Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om uw vraag of verzoek te kunnen verwerken (als u het contactformulier invult of ons anderszins berichten stuurt) of om u periodiek informatie te kunnen sturen (als u zich abonneert op onze nieuwsbrief). De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Adapt of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

3. Communicatie
Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren en digitaal archiveren voor de duur van 10 jaar. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Adapt of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

4. Persoonsgegevens die wij verwerken
Adapt verwerkt persoonsgegevens indien deze persoon van belang is om onze ideële doelstellingen als algemeen nut beogende instelling te kunnen bereiken, als deze persoon gebruik maakt van onze diensten en/of omdat deze persoon de gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Adres-gegevens (doorgaans slechts een e-mailadres, soms ook een IP-adres of correspondentieadres)
• Telefoonnummer
• De organisatie waar men werkzaam of actief is
• De functie die men bekleedt bij de organisatie waar men werkzaam of actief is
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een contactformulier op deze website in te vullen, in correspondentie en telefonisch
• Als een abonnee onze digitale nieuwsbrief leest, krijgen wij via e-mail service providers Mailchimp en Laposta toegang tot gegevens over het gebruik van onze nieuwsbrief (welke abonnee heeft wanneer de nieuwsbrief geopend en welke links heeft deze abonnee aangeklikt)
• Incidenteel worden bij onze activiteiten foto- of filmopnames gemaakt, waarop vrijwilligers van Adapt en deelnemers mogelijk te zien zijn. Dit foto- en videomateriaal kan op onze website worden geplaatst en/of gebruikt worden in onze publicaties, waarbij de personen herkenbaar in beeld worden gebracht.

5. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij deze informatie.

6. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Adapt verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• om onze nieuwsbrief en/of andere correspondentie te verzenden of om deze personen te kunnen informeren over, of uitnodigen voor, onze activiteiten ten behoeve van het bereiken van onze ideële doelstellingen als algemeen nut beogende instelling.
• om personen te kunnen bellen of met personen te kunnen corresponderen indien dit nodig is om onze doelstellingen als algemeen nut beogende instelling te kunnen bereiken.

In beide gevallen kan een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn van Adapt om het belang van het bereiken van onze ideële doelstellingen als algemeen nut beogende instelling zwaarder te laten wegen dan het privacybelang van een individu.

7. Geautomatiseerde besluitvorming
Adapt neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een bestuurslid van Adapt) tussen zit.

8. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Adapt bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor deze gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

(Categorie) persoonsgegevens > Bewaartermijn >> Reden

• personalia > zolang de persoon volgens het bestuur van belang is om de doelstellingen te bereiken >> om de persoon te betrekken bij het bereiken van onze doelstellingen
• adresgegevens > zolang de persoon volgens het bestuur van belang is om de doelstellingen te bereiken >>om de persoon te betrekken bij het bereiken van onze doelstellingen
• telefoonnummer > zolang de persoon volgens het bestuur van belang is om de doelstellingen te bereiken >> om telefonisch contact te onderhouden teneinde de doelstellingen te bereiken
• de organisatie waar men werkzaam of actief is > zolang de persoon volgens het bestuur van belang is om de doelstellingen te bereiken >> om het belang van de relatie te bepalen voor het bereiken van de doelstellingen
• de functie die men bekleedt bij de organisatie waar men werkzaam of actief is > zolang de persoon volgens het bestuur van belang is om de doelstellingen te bereiken >> om het belang van de relatie te bepalen voor het bereiken van de doelstellingen
• overige persoonsgegevens die door u actief zijn verstrekt > maximaal 10 jaar, daarna mogelijk overdracht aan Regionaal Archief Alkmaar >> om de doelstellingen te bereiken/ het algemeen belang van het vastleggen van de lokale en regionale historie
• de gebruiks- en navigatiegegevens van onze nieuwsbrieven > zolang de verwerkersovereenkomsten met Mailchimp en Laposta geldig zijn >> voor marketing- en communicatiedoeleinden (verbetering van de nieuwsbrief) en voor statistische verwerking
• foto- of filmopnames > tijdens het bestaan van de stichting >> om de doelstellingen te bereiken/ het algemeen belang van het vastleggen van de lokale en regionale historie

Bij persoonsgegevens voor situaties waarbij bewaar- en vernietigingstermijnen wettelijk zijn voorgeschreven of richtlijnen hieraan worden gegeven, zoals

• van sollicitanten,
• van uitzendkrachten,
• van debiteuren en crediteuren,
• van sponsors en leveranciers,

houden we ons aan deze bewaar- en vernietigingstermijnen.

Abonnees op onze nieuwsbrief kunnen zich op ieder gewenst moment uitschrijven en ons schriftelijk verzoeken om de abonneegegevens voor de nieuwsbrief te verwijderen.

Een relevante selectie uit ons archief kan in de toekomst worden overgedragen aan het Regionaal Archief Alkmaar in het belang van de lokale en regionale historie, opdat lokale en regionale activiteiten op godsdienstig, economisch, politiek, maatschappelijk en cultureel gebied kunnen worden gereconstrueerd. In dit geval kan een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn van Adapt om het algemeen belang van het vastleggen van de lokale en regionale historie zwaarder te laten wegen dan het privacybelang van een individu, met inachtneming van de dan geldende wet- en regelgeving omtrent archivering en het courante archiefbeleid. Een overdracht van archieven van Adapt zal uitsluitend plaatsvinden op basis van een overeenkomst waarin ten minste is geregeld de niet-openbaarheid of beperkte openbaarheid van archiefbescheiden die (bijzondere) persoonsgegevens betreffende nog levende personen bevatten en de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

9. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Adapt gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Adapt gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden daarom gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.

Wij maken onderscheid tussen functionele cookies en cookies voor het beheer van webstatistieken, advertenties en social media. De cookies bevatten geen persoonsgegevens en zijn dus niet tot een individu te herleiden. Er kan geen persoonlijke informatie, zoals een telefoonnummer of een e-mailadres, uit cookies worden herleid. Daardoor kunnen cookies ook niet worden gebruikt voor e-mail- en telemarketingacties.

Deze cookies worden derhalve slechts geplaatst om het gebruiksgemak voor bezoekers te vergroten en de website zo interessant mogelijk te maken.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Klik hier voor een toelichting.

10. Sociale media
We willen het onze bezoekers zo gemakkelijk mogelijk maken om berichten op deze website te delen, of om kennis te nemen van onze eigen social-mediaberichten. Daarom maken we gebruik van een aantal social-mediabuttons. De meeste social-mediakanalen werken met cookies en houden zich aan de EU-US Privacy Shield.

Van de volgende social media kanalen gebruiken wij buttons. Wij raden aan de privacyverklaringen van de respectievelijke social-mediakanalen te lezen om te weten wat zij met de verzamelde informatie doen.

• Facebook
• Twitter
• Pinterest
• Instagram
• LinkedIn
• YouTube

11. Donatiemodule van Stichting GeefGratis
Om tegen zo laag mogelijke kosten giften te kunnen ontvangen van donateurs via onze website, maken wij gebruik van de donatiemodule van de Stichting GeefGratis. Deze donatiemodule bevindt zich buiten onze website op servers van de Stichting GeefGratis. De verwerking van donaties wordt door hen uitgevoerd. De privacyverklaring en de donatievoorwaarden van de Stichting GeefGratis zijn hier van toepassing. Anoniem doneren is mogelijk. De verdere donatie wordt door hen afgerond en is voor ons niet inzichtelijk. Mocht u wel persoonsgegevens achterlaten bij uw donatie aan Adapt, dan zullen deze aan ons worden doorgestuurd. Deze kunnen door ons worden gebruikt om de donateur te bedanken. De donateur wordt daarna door ons niet lastiggevallen met bedelbrieven.

12. Rekenmodule anbigift.nl
In samenwerking met een oud-fiscalist bieden wij de bezoekers van onze website een rekenmodule om anoniem belastingvoordeel uit te rekenen bij een gift aan Adapt. Voor alle duidelijkheid wijzen wij erop dat de rekenmodule door een derde wordt aangeboden (anbigift.nl) en zich buiten onze website bevindt. Ingevulde inkomensgegevens worden nergens opgeslagen.

13. Digitale nieuwsbrief via e-mail service providers
Persoonsgegevens van de abonnees op onze digitale nieuwsbrief werden tot 2021 beheerd door The Rocket Science Group LLC in Atlanta, Georgia (Verenigde Staten), handelend onder de naam Mailchimp, op basis van een EU-US Privacy Shield. Echter, op 16 juli 2020 heeft het Europese Hof ‘Privacy Shield’, waarin afspraken tussen Europa en de Verenigde staten vastliggen over de bescherming van de privacy van Europese burgers op het moment dat persoonsgegevens worden verwerkt door Amerikaanse bedrijven, ongeldig verklaard.

Dit betekent dat Mailchimp-gebruikers zoals Adapt niet langer onder deze regeling de garantie kunnen geven dat zij voor e-mailmarketing voldoen aan de AVG. Alleen wanneer er extra maatregelen zijn getroffen hierover via een ‘Standard Contractual Clauses’ kan dat nog volgens het Hof.

Adapt heeft sinds de uitspraak van het Hof geen gebruik meer gemaakt van Mailchimp om nieuwsbrieven te versturen en is bezig met een verhuizing van Mailchimp naar Laposta, een in Nederland gevestigde email service provider. Laposta neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en heeft daarom een managementsysteem voor informatiebeveiliging dat ISO-27001 gecertificeerd is.

14. Verwerkersovereenkomsten
Met bedrijven die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens. Adapt blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Verwerkersovereenkomsten heeft Adapt gesloten met Informer Online Nederland B.V. in verband met de verwerking van persoonsgegevens in een boekhoudpakket, met Laposta B.V. voor de verzending van e-mail nieuwsbrieven en met Google Ireland Limited. voor onze email- en cloud-services. Wij hebben niemand toestemming gegeven de verkregen informatie te gebruiken voor andere diensten.

15. Delen van persoonsgegevens met derden
Adapt verkoopt persoonsgegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Adapt, of bij een zwaarwegend algemeen belang, zoals de overdracht van onze archieven aan het Regionaal Archief Alkmaar teneinde de lokale en regionale historie vast te leggen. In dit geval kan een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn van Adapt om het algemeen belang van het vastleggen van de lokale en regionale historie zwaarder te laten wegen dan het privacybelang van een individu, met inachtneming van de dan geldende wet- en regelgeving omtrent archivering en het courante archiefbeleid. Een overdracht van archieven van Adapt zal uitsluitend plaatsvinden op basis van een overeenkomst waarin ten minste is geregeld de niet-openbaarheid of beperkte openbaarheid van archiefbescheiden die (bijzondere) persoonsgegevens betreffende nog levende personen bevatten en de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

16. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door onze stichting en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens van u waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd en persoonlijk ondertekend verzoek naar Stichting Adapt, herbestemming Alkmaars erfgoed, t.a.v. de voorzitter, Willem Hedastraat 24, 1816 KC Alkmaar.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoort- of rijbewijsnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Adapt zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Adapt wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Adapt neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Daarom is het beheer van de website ondergebracht bij Kobalt Digital B.V. en beheert Google onze mail- en cloudservers. Dat zijn professionele partijen met veel verstand van zaken die ons garanderen dat onze website en alle data zijn beveiligd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan fysieke beveiliging van de locatie waar de persoonsgegevens worden opgeslagen, maar ook softwarematige beveiliging zoals virusscanners en firewalls.

Uw verbinding met onze website en het versturen van formulieren is versleuteld middels TLS (een beveiligingscertificaat, voorheen SSL). Zo kunnen onbevoegde derden de informatie die u met ons deelt niet inzien.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons bestuur via voorzitter@adaptalkmaar.nl.

18. Veranderingen
Adapt kan wijzigingen aanbrengen in dit privacy- en cookiebeleid. We adviseren u daarom dit periodiek te controleren op eventuele wijzigingen.